Beleid inzake registratie en verwerking persoonsgegevens
Samenvatting
De Stichting Aangespannen Dag Gilze (ADG) organiseert een tweedaags evenement bestaande uit een KNHS impulswedstrijd aangespannen sport met daaromheen vermaak (o.a.) in de vorm van een fair en kinderactiviteiten. Daarbij heeft de ADG te maken met deelnemers, vrijwilligers, sponsoren en standhouders. Om het evenement te kunnen organiseren registreert de ADG de gegevens van deze mensen en bedrijven. Dit stuk geeft weer welke gegevens de ADG registreert en hoe zij hiermee omgaat.
Samengevat legt de ADG slechts die gegevens vast die de betrokkene aan haar opgeeft. Deze persoonsgegevens worden slechts gebruikt met het doel om de ADG te organiseren of, indien daar aanleiding toe bestaat, de ADG een persoonsgerichte maatschappelijk ondersteunende bijdrage te laten leveren. De ADG bewaart de persoonsgegevens voor de maximale duur van 10 jaar of korter indien daartoe verzocht door de betrokkene(n).
Legitimering
Verwerking
De ADG legt diverse persoonsgegevens vast. Ten aanzien van bedrijven doet zij dit op contractuele basis. Ten aanzien van natuurlijk personen legt zij alleen gegevens vast met instemming en in overeenstemming met de betrokken persoon. De ADG registreert uitdrukkelijk geen bijzondere categorieën persoonsgegevens.
Doeleinden
De ADG heeft een uitdrukkelijk doel met het registreren van de gegevens; namelijk haar evenement mogelijk maken. Zonder registratie van de gegevens kan zij haar vrijwilligers e.d. niet bereiken c.q. instrueren en is het evenement onmogelijk.
Daarbij is de ADG haarzelf ervan bewust dat zij te maken heeft met een vorm van vrijetijdsbesteding die mogelijk wordt gemaakt vanuit de gemeenschap. Het maatschappelijk draagvlak voor een evenement als de ADG bepaalt de mogelijkheden tot het organiseren van het evenement. Dat zorgt ervoor dat de ADG een sociaal oogmerk heeft hetgeen tot uiting komt in haar betrokkenheid bij , bijvoorbeeld, een periode van rouw of vreugde onder de bij het evenement betrokken individuen. De ADG legt geen persoonsgegevens vast die mogelijk aanleiding zijn tot deze betrokkenheid maar gebruikt wel de door haar opgeslagen (algemene) gegevens bij het dienen van haar sociaal doel. Voor zover gebruikt de ADG de door haar opgeslagen gegevens ook voor maatschappelijke doeleinden.
Betrokken partijen
De ADG deelt geen persoonsgegevens zonder toestemming van de betrokkene(n). In beginsel is de informatie alleen toegankelijk voor de bestuursleden van de ADG. Waar nodig wordt aan de betrokkene verzocht om zijn/haar gegevens te delen, bijvoorbeeld tussen vrijwilligers onderling zodat zij elkaar kunnen bereiken. De ADG deelt geen persoonsgegevens met commerciële derden en verleent in zijn algemeen derden geen toegang tot de door haar opgeslagen gegevens.
Er wordt ter ondersteuning op het gebied van ICT, de boekhouding, administratie e.d. geen gebruik gemaakt van partijen die toegang nodig hebben tot de door de ADG opgeslagen persoonsgegevens. De ADG biedt via haar website wel de mogelijkheid tot het invullen van een inschrijfformulier waarbij de persoonsgegevens via tussenkomst van een webbeheerder aan haar worden door geleverd. Voor zover de ADG bekend is stuurt de webbeheerder deze gegevens een op een door en worden er geen kopieën opgeslagen.
Persoonsgegevens
Er zijn 4 categorieën waarvan de ADG de (persoons)gegevens verwerkt;
Standhouders
Standhouders zijn bedrijven of natuurlijk personen handelend uit bedrijf of beroep die op contractuele basis deelnemen aan de fair. Van deze bedrijven en personen worden de volgende gegevens geregistreerd;
* Volledige bedrijfsnaam
* (Vestigings)Adres
* Telefoonnummer en e-mailadres
* Bankrekeningnummer
* KvK-nummer (optioneel)
Sponsoren
Sponsoren zijn bedrijven of natuurlijk personen (handelend uit bedrijf of beroep/donateurs) die een financiële bijdrage leveren aan het evenement. De ADG levert hiervoor een tegenprestatie die o.a. kan bestaan uit het bieden van promotiegelegenheid. Van deze bedrijven en personen worden de volgende gegevens geregistreerd;
* Volledige (bedrijfs)naam
* (Vestigings)Adres
* Telefoonnummer en e-mailadres
* Bankrekeningnummer
* KvK-nummer (optioneel)
Deelnemers
Deelnemers zijn de natuurlijk personen die in wedstrijdverband deelnemen aan het evenement. Hieronder vallen de menner, groom(s) en overige begeleiders. Van de deelnemers worden de volgende, bij inschrijvingsformulier opgegeven, gegevens geregistreerd;
* Naam
* Adres
* Telefoonnummer en e-mailadres
* Bankrekeningnummer? (Bij betaling inschrijfgeld via bank?)
Vrijwilligers
Vrijwilligers zijn zij die belangeloos bijdragen aan het evenement, de spil van de organisatie. De vrijwilliger is de natuurlijk persoon die er voor kiest zijn persoonsgegevens belangeloos te verstrekken aan de ADG en wiens bescherming de ADG bovenal in het oog dient te houden. De ADG registreert om die reden uitdrukkelijk alleen die persoonsgegevens die de vrijwilliger zelf verstrekt. Daarbij probeert zij deze gegevens te beperken tot het noodzakelijke. Daaronder vallen in het algemeen;
* Naam
* Adres
* Telefoonnummer en e-mailadres
In voorkomende gevallen registreert de ADG, nogmaals alleen in samenspraak met de vrijwilliger, ook voor haar relevante informatie zoals diploma’s en bevoegdheden. Te denken valt aan de bevoegdheid tot verkeersregelaar of het beschikken over een sociaal hygiëne certificaat.
Beleid_________________________________________________
Verwerking
De ADG verwerkt de persoonsgegevens digitaal. Thans onderzoekt zij de mogelijkheden tot centralisatie door middel van bijvoorbeeld een centrale server of cloudruimte. Vooralsnog worden de gegevens individueel verwerkt binnen het bestuur. Dit gebeurt op de PC’s van de betrokken bestuursleden. Van de bestuursleden wordt verlangt dat zij deze gegevens beschermen, te beginnen met een virusbescherming en een wachtwoord op hun PC. De bestuursleden delen waar nodig relevante gegevens met elkaar per e-mail.
Kaders
De ADG tracht duidelijk en open te zijn in de kaders die zij hanteert ten aanzien van de registratie van persoonsgegevens. Zo worden er alleen persoonsgegevens geregistreerd die de betrokkene zelf opgeeft, er is geen ruimte voor eigen initiatief vanuit de ADG. De persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, behoudens de (mondelinge of schriftelijke) uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).
Gegevens worden ook niet langer bewaard dan noodzakelijk. De bewaartermijn is vastgesteld op 10 jaar. De bewaartermijn wordt geteld vanaf het jaar dat de betrokkene niet (langer) actief is binnen de ADG. De bewaartermijn van 10 jaar biedt de ADG de mogelijkheid om in het geval van een lustrum een oud-betrokkene te benaderen een bereikte mijlpaal mee te vieren. Aan verzoeken aan de ADG om persoonsgegevens te verwijderen uit haar bestanden wordt binnen 14 dagen gehoor gegeven. Het verwijderen uit de bestanden is volledig, de ADG kiest er bewust voor geen geanonimiseerde gegevens te bewaren.